Chính sách quyền riêng tư

1. Ai chịu trách nhiệm với dữ liệu của bạn

emtavi được các công ty và tổ chức dùng làm không gian làm việc cho nhân viên. Công ty nơi bạn làm việc — đơn vị tạo tài khoản hoặc mời bạn tham gia — là bên kiểm soát dữ liệu: công ty quyết định bật tính năng nào (ví dụ chấm công bằng WiFi, GPS, selfie hay camera nhận diện khuôn mặt) và ai trong công ty được xem dữ liệu. ViHAT Group (emtavi) là bên xử lý dữ liệu, xử lý theo chỉ dẫn của công ty để cung cấp dịch vụ. Với thông tin đăng ký của người tạo không gian làm việc và dữ liệu vận hành website, ViHAT Group là bên kiểm soát dữ liệu.

2. Thông tin tài khoản và hồ sơ

Khi bạn đăng ký, được công ty tạo tài khoản hoặc cập nhật hồ sơ, chúng tôi lưu:

• Họ tên, email, số điện thoại và mật khẩu (chỉ lưu dạng đã băm, không lưu mật khẩu gốc).
• Mã nhân viên, chức danh, đơn vị/phòng ban, người quản lý, ngày vào làm và các thông tin hồ sơ khác do công ty hoặc bạn nhập, như ngày sinh, giới tính, ảnh đại diện, ảnh bìa, phần giới thiệu.
• Thông tin công ty khi đăng ký dùng thử: tên công ty, địa chỉ web, số điện thoại, quy mô, quốc gia.
• Nếu bạn đăng nhập bằng Google: họ tên, email và ảnh đại diện từ tài khoản Google của bạn.

3. Dữ liệu chấm công

Chỉ thu thập khi công ty bạn bật tính năng chấm công và khi bạn thực hiện thao tác chấm công:

• Giờ vào/ra, ca làm việc, ngày công, phiếu nghỉ phép, công tác, đề nghị sửa công (kèm ảnh đính kèm nếu có) và kết quả duyệt.
• Chấm công bằng WiFi: tên mạng (SSID) và địa chỉ điểm truy cập (BSSID) của WiFi bạn đang kết nối — chỉ đọc lúc bạn bấm chấm công để so với danh sách WiFi văn phòng.
• Chấm công bằng GPS: vị trí (toạ độ, độ chính xác, dấu hiệu vị trí giả lập) — chỉ lấy đúng lúc bạn bấm chấm công khi đang mở ứng dụng. emtavi không theo dõi vị trí ở chế độ nền.
• Ảnh selfie khi chấm công GPS (nếu công ty yêu cầu): được mã hoá và tự động xoá sau 90 ngày.
• Ghé thăm khách hàng (nhân viên thị trường): vị trí lúc check-in và check-out, tên khách hàng, người gặp, ghi chú, kết quả và ảnh check-in. Ảnh được mã hoá và tự động xoá sau thời hạn công ty cấu hình (mặc định 90 ngày).
• Một mã thiết bị ngẫu nhiên do ứng dụng tạo ra và loại hệ điều hành, gửi kèm mỗi lượt chấm công để chống gian lận. Chúng tôi không thu thập mã quảng cáo, IMEI hay danh bạ của bạn.

4. Nhận diện khuôn mặt (camera Hanet)

Nếu công ty bạn dùng camera AI Hanet để chấm công, bạn hoặc bộ phận nhân sự gửi một ảnh khuôn mặt để đăng ký. Đây là dữ liệu sinh trắc học và chỉ được dùng cho mục đích chấm công:

• Ảnh do bạn tự gửi được mã hoá trong lúc chờ nhân sự duyệt và bị xoá khỏi emtavi ngay khi được duyệt hoặc từ chối.
• Khi đăng ký, ảnh khuôn mặt cùng họ tên và mã nhân viên được gửi tới Hanet để tạo hồ sơ khuôn mặt trên hệ thống camera của công ty bạn. Việc nhận diện do camera và hệ thống Hanet thực hiện; emtavi chỉ nhận kết quả (ai, lúc nào, ở camera nào) kèm đường dẫn ảnh chụp lúc nhận diện do Hanet lưu giữ.
• emtavi không dùng dữ liệu khuôn mặt cho quảng cáo, không bán và không dùng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài chấm công.
• Bạn có thể đề nghị bộ phận nhân sự gỡ khuôn mặt bất cứ lúc nào. Khi bạn xoá tài khoản, emtavi xoá dữ liệu khuôn mặt của bạn và gửi yêu cầu Hanet gỡ hồ sơ khuôn mặt.

5. Bảng tin, trợ lý AI và nội dung khác

Nội dung bạn tạo trong emtavi được lưu để hiển thị cho đồng nghiệp trong công ty theo phân quyền:

• Bài viết, ảnh, bình luận, lượt thả tim trên bảng tin; xác nhận đã đọc thông báo; nhiệm vụ, đóng góp, điểm thưởng và đổi quà.
• Trợ lý AI: câu hỏi bạn gửi và câu trả lời được lưu thành lịch sử trò chuyện để bạn xem lại; bạn có thể xoá từng cuộc trò chuyện. Để trả lời, câu hỏi cùng các đoạn tài liệu liên quan trong kho tri thức của công ty được gửi tới nhà cung cấp mô hình AI (mục 7). Vui lòng không nhập thông tin nhạy cảm không cần thiết vào trợ lý AI.

6. Thông báo

Ứng dụng hiển thị thông báo ngay trên điện thoại (ví dụ khi camera đã ghi nhận bạn chấm công) và trong mục chuông thông báo; một số thông báo được gửi qua email, hoặc qua Zalo nếu bạn đã tự liên kết tài khoản Zalo. emtavi không gửi quảng cáo. Bạn có thể tắt quyền thông báo trong cài đặt điện thoại bất cứ lúc nào.

7. Nhà cung cấp xử lý dữ liệu

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân và không chia sẻ dữ liệu cho mục đích quảng cáo. Dữ liệu chỉ được chuyển cho các nhà cung cấp cần thiết để vận hành dịch vụ:

• Railway (Hoa Kỳ): máy chủ, cơ sở dữ liệu và lưu trữ tệp của emtavi.
• Hanet: camera AI nhận diện khuôn mặt — chỉ khi công ty bạn dùng tính năng này.
• Anthropic (mô hình Claude): tạo câu trả lời cho trợ lý AI. Anthropic không dùng dữ liệu gửi qua API để huấn luyện mô hình. Khi được bật, Cohere (sắp xếp lại kết quả tìm kiếm) và Tavily (tìm kiếm web) có thể nhận nội dung câu hỏi.
• Nhà cung cấp dịch vụ email: gửi mã xác thực, lời mời, đặt lại mật khẩu và thông báo.
• Google: chỉ khi bạn chọn đăng nhập bằng Google. Zalo: chỉ khi bạn tự liên kết tài khoản Zalo để nhận thông báo.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: chỉ khi pháp luật yêu cầu.

8. Lưu trữ và bảo mật

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật phù hợp để bảo vệ dữ liệu:

• Mọi kết nối giữa ứng dụng, website và máy chủ đều được mã hoá (HTTPS).
• Dữ liệu của mỗi công ty được cách ly ở tầng cơ sở dữ liệu. Mật khẩu được băm; ảnh selfie, ảnh check-in khách hàng, ảnh khuôn mặt chờ duyệt và khoá kết nối camera được mã hoá.
• Trên điện thoại, phiên đăng nhập được lưu trong vùng lưu trữ bảo mật của hệ điều hành.
• Dữ liệu có thể được lưu trữ và xử lý trên máy chủ đặt ngoài Việt Nam.

9. Thời gian lưu trữ

Chúng tôi chỉ giữ dữ liệu trong thời gian cần thiết:

• Thông tin tài khoản và hồ sơ: trong thời gian bạn còn dùng emtavi; bị xoá ngay khi bạn xoá tài khoản.
• Ảnh selfie chấm công: tự động xoá sau 90 ngày. Ảnh check-in khách hàng: tự động xoá sau thời hạn công ty cấu hình (mặc định 90 ngày).
• Ảnh khuôn mặt tự gửi: xoá ngay khi được duyệt hoặc từ chối. Hồ sơ khuôn mặt trên Hanet: đến khi được gỡ hoặc khi bạn xoá tài khoản.
• Dữ liệu chấm công, phiếu từ, bảng công, bài viết và lịch sử điểm thưởng: lưu trong thời gian công ty dùng emtavi, vì công ty cần cho hồ sơ lao động và tiền lương theo quy định pháp luật. Khi ngừng dịch vụ, công ty có thể yêu cầu xoá.
• Lịch sử trò chuyện với trợ lý AI: đến khi bạn xoá cuộc trò chuyện.

10. Xoá tài khoản

Bạn có thể tự xoá tài khoản bất cứ lúc nào trong ứng dụng (Cá nhân → Tài khoản & bảo mật → Xoá tài khoản), trên web (Trang cá nhân → Xoá tài khoản) hoặc bằng cách gửi email tới hello@emtavi.com. Khi xoá, họ tên, email, số điện thoại, ảnh, mã nhân viên, các thông tin hồ sơ khác và dữ liệu khuôn mặt của bạn bị gỡ bỏ, và bạn không thể đăng nhập lại. Dữ liệu chấm công, bài viết, bình luận đã tạo được công ty giữ lại dưới tên "Tài khoản đã xoá". Xem hướng dẫn chi tiết tại trang Xoá tài khoản.

11. Quyền của bạn

Theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền được biết, truy cập, chỉnh sửa, xoá dữ liệu, rút lại sự đồng ý, phản đối hoặc hạn chế xử lý và khiếu nại. Bạn có thể tự sửa phần lớn thông tin hồ sơ trong ứng dụng; với dữ liệu do công ty quản lý (như chấm công), hãy liên hệ quản trị viên hoặc bộ phận nhân sự của công ty. Bạn có thể rút quyền vị trí, camera, ảnh hoặc thông báo trong cài đặt điện thoại bất cứ lúc nào — khi đó một số cách chấm công sẽ không dùng được. Bạn cũng có thể gửi yêu cầu tới hello@emtavi.com; chúng tôi sẽ phối hợp với công ty của bạn và phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định.

12. Website và cookie

Website emtavi.com chỉ dùng một cookie để ghi nhớ ngôn ngữ bạn chọn. Chúng tôi không dùng cookie quảng cáo hay công cụ phân tích theo dõi người dùng; khi bạn dùng nút đăng nhập bằng Google, Google có thể đặt cookie theo chính sách của Google. Ứng dụng emtavi không có quảng cáo và không theo dõi bạn trên ứng dụng hay website của bên khác.

13. Trẻ em

emtavi dành cho người lao động và tổ chức, không dành cho người dưới 16 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em; nếu phát hiện, chúng tôi sẽ xoá dữ liệu đó.

14. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi dịch vụ thay đổi. Ngày cập nhật ghi ở đầu trang; với thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo trong ứng dụng hoặc qua email trước khi áp dụng.

15. Liên hệ

emtavi do ViHAT Group phát triển và vận hành. Mọi câu hỏi hoặc yêu cầu về quyền riêng tư, vui lòng gửi về hello@emtavi.com.