Aviso de privacidad

1. Quién es responsable de tus datos

Empresas y organizaciones usan emtavi como espacio de trabajo para sus empleados. La empresa donde trabajas —la que creó tu cuenta o te invitó— es la responsable del tratamiento: decide qué funciones se activan (por ejemplo, asistencia por WiFi, GPS, selfie o cámara de reconocimiento facial) y quién en la empresa puede ver los datos. ViHAT Group (emtavi) es el encargado del tratamiento y procesa los datos según las instrucciones de la empresa para prestar el servicio. Para los datos de registro de quien crea un espacio de trabajo y los datos de funcionamiento del sitio web, ViHAT Group es el responsable del tratamiento.

2. Información de cuenta y perfil

Cuando te registras, tu empresa te crea una cuenta o actualizas tu perfil, guardamos:

• Tu nombre, correo electrónico, número de teléfono y contraseña (solo se guarda cifrada mediante hash, nunca en texto plano).
• Código de empleado, cargo, unidad/departamento, jefe directo, fecha de ingreso y otros datos de perfil que tu empresa o tú ingresen, como fecha de nacimiento, género, foto de perfil, foto de portada y presentación.
• Datos de la empresa al registrarse para la prueba: nombre de la empresa, sitio web, teléfono, tamaño y país.
• Si inicias sesión con Google: tu nombre, correo electrónico y foto de perfil de tu cuenta de Google.

3. Datos de asistencia

Se recopilan solo cuando tu empresa activa la asistencia y cuando registras una entrada o salida:

• Horas de entrada y salida, turnos, días laborados, solicitudes de permiso, viaje de trabajo y corrección de asistencia (con fotos adjuntas, si las hay) y su resultado de aprobación.
• Asistencia por WiFi: el nombre de la red (SSID) y la dirección del punto de acceso (BSSID) del WiFi al que estás conectado; solo se leen cuando tocas registrar, para compararlos con la lista de WiFi de la oficina.
• Asistencia por GPS: tu ubicación (coordenadas, precisión, indicador de ubicación simulada); solo se toma en el momento en que tocas registrar con la app abierta. emtavi no rastrea tu ubicación en segundo plano.
• Selfie al registrar por GPS (si tu empresa lo exige): se cifra y se elimina automáticamente después de 90 días.
• Visitas a clientes (personal de campo): ubicación al hacer check-in y check-out, nombre del cliente, persona con quien te reuniste, notas, resultado y una foto de check-in. Las fotos se cifran y se eliminan automáticamente tras el plazo que configure tu empresa (90 días por defecto).
• Un identificador aleatorio del dispositivo generado por la app y el tipo de sistema operativo, enviados con cada registro para prevenir fraudes. No recopilamos identificadores de publicidad, números IMEI ni tus contactos.

4. Reconocimiento facial (cámaras Hanet)

Si tu empresa usa cámaras con IA de Hanet para la asistencia, tú o el área de recursos humanos envían una foto de tu rostro para registrarte. Son datos biométricos y se usan únicamente para la asistencia:

• La foto que envías tú mismo se cifra mientras espera la revisión de recursos humanos y se elimina de emtavi en cuanto se aprueba o se rechaza.
• Al registrarte, la foto del rostro junto con tu nombre y código de empleado se envía a Hanet para crear un perfil facial en el sistema de cámaras de tu empresa. El reconocimiento lo realizan las cámaras y el sistema de Hanet; emtavi solo recibe el resultado (quién, cuándo, en qué cámara) junto con un enlace a la imagen capturada que Hanet almacena.
• emtavi no usa los datos faciales para publicidad, no los vende ni los usa para ningún fin distinto de la asistencia.
• Puedes pedir a recursos humanos que retiren tu rostro en cualquier momento. Cuando eliminas tu cuenta, emtavi borra tus datos faciales y envía a Hanet una solicitud para eliminar tu perfil facial.

5. Muro, asistente de IA y otros contenidos

El contenido que creas en emtavi se guarda para mostrarlo a tus compañeros de la empresa según sus permisos:

• Publicaciones, fotos, comentarios y corazones en el muro; confirmaciones de lectura de anuncios; misiones, aportes, puntos de recompensa y canjes de regalos.
• Asistente de IA: las preguntas que envías y las respuestas se guardan como historial de chat para que puedas consultarlas; puedes eliminar cada conversación. Para responder, tu pregunta junto con fragmentos relevantes de la base de conocimiento de tu empresa se envía al proveedor del modelo de IA (sección 7). Por favor, no ingreses información sensible innecesaria en el asistente de IA.

6. Notificaciones

La app muestra notificaciones directamente en tu teléfono (por ejemplo, cuando una cámara registró tu asistencia) y en la campana de notificaciones de la app; algunas notificaciones se envían por correo electrónico, o por Zalo si tú mismo vinculaste tu cuenta de Zalo. emtavi no envía publicidad. Puedes desactivar el permiso de notificaciones en los ajustes del teléfono en cualquier momento.

7. Proveedores que procesan datos

No vendemos datos personales ni los compartimos con fines publicitarios. Los datos solo se transfieren a los proveedores necesarios para operar el servicio:

• Railway (Estados Unidos): servidores, base de datos y almacenamiento de archivos de emtavi.
• Hanet: cámaras con IA de reconocimiento facial, solo si tu empresa usa esta función.
• Anthropic (modelos Claude): genera las respuestas del asistente de IA. Anthropic no usa los datos enviados a través de su API para entrenar modelos. Cuando están activados, Cohere (reordenamiento de resultados de búsqueda) y Tavily (búsqueda web) pueden recibir el contenido de las preguntas.
• Proveedor de servicio de correo electrónico: envía códigos de verificación, invitaciones, restablecimientos de contraseña y notificaciones.
• Google: solo si eliges iniciar sesión con Google. Zalo: solo si tú mismo vinculas tu cuenta de Zalo para recibir notificaciones.
• Autoridades competentes: solo cuando la ley lo exija.

8. Almacenamiento y seguridad

Aplicamos medidas técnicas adecuadas para proteger los datos:

• Todas las conexiones entre la app, el sitio web y nuestros servidores están cifradas (HTTPS).
• Los datos de cada empresa están aislados a nivel de base de datos. Las contraseñas se guardan con hash; las selfies de GPS, las fotos de visitas a clientes, las fotos faciales pendientes de revisión y las claves de conexión de las cámaras se cifran.
• En tu teléfono, la sesión se guarda en el almacenamiento seguro del sistema operativo.
• Los datos pueden almacenarse y procesarse en servidores ubicados fuera de Vietnam.

9. Plazos de conservación

Conservamos los datos solo el tiempo necesario:

• Información de cuenta y perfil: mientras uses emtavi; se elimina de inmediato cuando eliminas tu cuenta.
• Selfies de asistencia: se eliminan automáticamente después de 90 días. Fotos de visitas a clientes: se eliminan automáticamente tras el plazo que configure tu empresa (90 días por defecto).
• Fotos faciales que envías: se eliminan en cuanto se aprueban o rechazan. Perfil facial en Hanet: hasta que se retire o elimines tu cuenta.
• Datos de asistencia, solicitudes, hojas de horas, publicaciones e historial de puntos: se conservan mientras tu empresa use emtavi, porque la empresa los necesita para sus registros laborales y de nómina conforme a la ley. Al dejar el servicio, la empresa puede solicitar su eliminación.
• Historial de chat con el asistente de IA: hasta que elimines la conversación.

10. Eliminar tu cuenta

Puedes eliminar tu cuenta en cualquier momento en la app (Cá nhân / Perfil → Tài khoản & bảo mật / Cuenta y seguridad → Xoá tài khoản / Eliminar cuenta), en la web (Página de perfil → Eliminar cuenta) o escribiendo a hello@emtavi.com. Al hacerlo, se eliminan tu nombre, correo, teléfono, fotos, código de empleado, demás datos de perfil y datos faciales, y ya no podrás iniciar sesión. Los datos de asistencia, publicaciones y comentarios que creaste los conserva tu empresa con el nombre "Cuenta eliminada". Consulta las instrucciones detalladas en la página Eliminar cuenta.

11. Tus derechos

Conforme a la ley de protección de datos personales, tienes derecho a ser informado, a acceder, rectificar y eliminar tus datos, a retirar tu consentimiento, a oponerte o limitar el tratamiento y a presentar una queja. Puedes editar tú mismo la mayoría de los datos de perfil en la app; para los datos que administra tu empresa (como la asistencia), contacta al administrador o al área de recursos humanos. Puedes retirar los permisos de ubicación, cámara, fotos o notificaciones en los ajustes del teléfono en cualquier momento; en ese caso, algunos métodos de asistencia no estarán disponibles. También puedes enviar una solicitud a hello@emtavi.com; coordinaremos con tu empresa y responderemos dentro de los plazos que marca la ley.

12. Sitio web y cookies

El sitio web emtavi.com usa solo una cookie, para recordar el idioma que elijas. No usamos cookies publicitarias ni herramientas de analítica que rastreen a los usuarios; si usas el botón Iniciar sesión con Google, Google puede colocar cookies según su propia política. La app emtavi no tiene anuncios y no te rastrea en apps o sitios web de otras empresas.

13. Menores de edad

emtavi está dirigido a personas trabajadoras y organizaciones, y no está pensado para menores de 16 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores; si los detectamos, los eliminaremos.

14. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambie el servicio. La fecha de actualización aparece al inicio de esta página; ante cambios importantes, te avisaremos en la app o por correo electrónico antes de que entren en vigor.

15. Contacto

emtavi es desarrollado y operado por ViHAT Group. Para cualquier pregunta o solicitud sobre privacidad, escribe a hello@emtavi.com.